4.2.1. Осуществляет организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации: - ведет электронное расписание руководителя Учреждения на портале Администрации городского округа «Город Калининград»; отслеживает даты, время и темы мероприятий, доводит информацию о мероприятиях до руководителя, вносит информацию о лицах, принимающих участие в мероприятиях, уточняет, при необходимости недостающие данные; - подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; - осуществляет работу с электронной почтой Учреждения: регулярный просмотр и распечатывание сообщений, поступающих в адрес Учреждения, передача для дальнейшей регистрации в системе электронного документооборота (СЭД ДЕЛО), удаление сообщений, не относящихся к деятельности Учреждения; - проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, некачественно подготовленные документы возвращает на редактирование исполнителю, формирует папку на подпись руководителю Учреждения; - после подписания писем руководителем передает их для дальнейшей регистрации в СЭД ДЕЛО; - организует телефонные переговоры руководства Учреждения, в отсутствие директора записывает полученную информацию и своевременно доводит ее до сведения руководства; - выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний; 4.2.2. Осуществляет работу с протоколами совещаний руководителя: - ведет протоколы совещаний руководителя, оформляет и регистрирует их в СЭД ДЕЛО, доводит протокольные решения до сведения исполнителей; - контролирует сроки исполнения сотрудниками Учреждения протокольных поручений руководителя; 4.2.3. Принимает входящую почтовую корреспонденцию, направленную в адрес Учреждения посредством почтового отправления, возвращает ошибочно направленную; 4.2.4. Оформляет исходящую корреспонденцию, адресованную гражданам, учреждениям и организациям в соответствии с требованиями ФГУП Почта России (программа «Партионная почта»); 4.2.5. Отправляет оформленную исходящую корреспонденцию посредством предоставленной услуги по двухстороннему обмену письменной корреспонденции ФГУП Почта России. 4.2.6. Выполняет иные поручения директора Учреждения по профессиональному профилю работы; 4.2.7. Консультирует сотрудников Учреждения по вопросам, входящим в его компетенцию. 4.2.8. Взаимодействует в пределах своей компетенции с сотрудниками администрации городского округа «Город Калининград», подведомственными ей организациями, а также иными юридическими и физическими лицами. |